Pour les entreprises qui ont choisi la location de chariots élévateurs, le renouvellement de contrat est une étape stratégique. Celle-ci ne se limite pas à reconduire un accord existant. Bien au contraire, elle est une réelle opportunité de rationaliser vos coûts, d’améliorer vos conditions contractuelles et de redéfinir vos priorités opérationnelles. Dans cet article, nous vous livrons les clés pour anticiper cette démarche et réussir votre renouvellement de contrat en optimisant votre partenariat avec votre fournisseur.
Anticiper et réunir toutes les conditions de succès du renouvellement
Le succès d’un renouvellement de contrat repose avant tout sur une préparation minutieuse. Voici les étapes à suivre pour poser les bases solides de cette démarche.
Maîtriser les échéances contractuelles
Cela peut paraître évident, mais la première étape consiste à avoir une vision claire et actualisée de vos contrats et de leurs échéances. Dans la pratique, il est fréquent que des ajustements contractuels ou des modifications ne soient pas correctement enregistrés dans les états de parc. Pour éviter toute mauvaise surprise, assurez-vous de disposer d’un échéancier à jour transmis par votre bailleur.
Une fois cette vision consolidée, vous pourrez définir une stratégie optimale : massifier les renouvellements de contrats pour bénéficier d’un effet volume lors des négociations ou ajuster les échéances pour répondre à vos contraintes opérationnelles.
Anticiper le timing : une priorité absolue
Le processus de renouvellement peut être plus long que prévu. Entre les délais de production des matériels, la jonction entre les contrats actuels et futurs, et le temps nécessaire pour mener les discussions commerciales, mieux vaut anticiper. Nous recommandons d’initier ce projet 24 à 18 mois avant le terme des contrats.
Dès le début, impliquez vos parties prenantes internes : opérationnels, responsables logistiques, et financiers. Cela permet de cadrer les priorités futures avant de lancer les consultations. Vous pourriez, par exemple, finaliser en amont :
- Les essais techniques des nouveaux matériels, accessoires ou équipements.
- Les études concernant les énergies (thermique, électrique, hydrogène) ou les technologies embarquées qui vise à renforcer la sécurité et la prévention des risques.
Évaluer les performances des contrats de location de chariots élévateurs en cours
Trop souvent négligée, cette étape est pourtant essentielle. Faire un bilan des contrats actuels vous permettra de repérer les axes d’amélioration et de redéfinir vos priorités pour l’avenir. Voici quelques points à appréhender :
- Coûts réels : analysez la ventilation entre coûts financiers et de maintenance avec un regard particulier sur la facturation hors contrat et les coûts liés à la casse.
- Taux d’utilisation : identifiez les écarts entre les engagements initiaux et l’utilisation réelle des matériels.
- Efficacité des prestations : mesurez la qualité du service, comme les délais d’intervention ou la gestion des contrôles périodiques.
- Ressources internes : évaluez l’efficacité des équipes dédiées à la gestion du parc, au niveau central et local.
- Relation fournisseur : examinez les progrès réalisés par rapport aux objectifs initiaux.
Ces analyses servent également à définir des arbitrages clés, par exemple : le mix entre location longue et courte durée, la durée optimale des contrats ou l’intérêt d’un modèle de location-achat.
Renouveler un contrat de location d’engins de manutention c’est l’occasion de tirer parti de vos analyses pour bâtir un contrat adapté à vos besoins présents et futurs. Une fois le cadre posé, il est temps d’envisager les termes du nouveau contrat.
Obtenir un bilan approfondi de votre contrat de location actuel ?
BForklift vous accompagne ! Contactez-nous.
Bien cadrer votre futur contrat de location de chariots élévateurs
Le renouvellement de contrat doit être vu comme une opportunité de structurer une relation solide et durable avec votre fournisseur. Voici les aspects essentiels à intégrer dans vos discussions.
Intégrer de la flexibilité
- Remplacement ou transfert de matériels entre sites.
- Ajustement des loyers ou des durées de contrat, en fonction de l’utilisation réelle.
- Résiliations anticipées, sans pénalités excessives.
Sécuriser le volet maintenance
La maintenance joue un rôle critique dans la continuité de votre activité. Clarifiez précisément ce que couvre le contrat de maintenance, notamment :
- Les exclusions éventuelles.
- Les engagements en termes de délais d’intervention et de remise en service.
- La possibilité d’obtenir un matériel de remplacement en cas d’immobilisation prolongée.
N’hésitez pas à adapter ces clauses à vos besoins spécifiques, en mettant en avant les contraintes opérationnelles propres à votre activité.
Optimiser le coût total de possession (TCO)
Le Total Cost of Ownership (TCO) est un indicateur essentiel pour évaluer le coût réel d’un contrat de location d’un chariot élévateur sur toute sa durée. Cela inclut :
- Les frais de financement et de maintenance.
- Les réparations et les coûts annexes. En définissant vos priorités (coûts ou performance), vous pourrez mieux encadrer les paramètres qui influent sur votre TCO.
Clarifier le cadre général de votre nouveau contrat de location de chariots élévateurs
Enfin, n’oubliez pas de cadrer les aspects pratiques et juridiques du contrat :
- Les clauses de révision tarifaire : quelles sont les modalités d’ajustement des loyers ?
- Les conditions de restitution : évitez les désaccords en précisant les critères d’usure normale.
- La gestion séparée des contrats de location et de maintenance : cela garantit plus de flexibilité et facilite la conformité aux normes comptables IFRS16.
CONCLUSION : renouveler un contrat de location de chariots élévateurs est une occasion idéale pour repenser et optimiser votre collaboration avec votre fournisseur. Cette démarche ne se limite pas à prolonger un accord existant, mais permet de poser les bases d’une relation stratégique et performante. En choisissant des prestataires flexibles et à l’écoute de vos besoins, vous bénéficierez de conditions contractuelles ajustées et d’un accompagnement de qualité. Une relation de partenariat repose sur une communication proactive et des objectifs partagés. En impliquant votre fournisseur dès le départ dans vos ambitions et contraintes, vous co-construirez une solution parfaitement adaptée à vos enjeux. Ce renouvellement devient alors un véritable levier de performance et d’innovation pour votre entreprise.